Правила ведения табеля учета рабочего времени
Понятие табеля учета рабочего времени
Определение 1
Табель учета рабочего времени представляет собой документ, где регистрируются выходы или невыходы работников организации на работу. Данный документ представлен унифицированной формой по форме Т-13 ,где отражается учет рабочего времени, или по форме Т-12, где отражаются не только данные по отработанному времени, но и производится расчет заработной платы на основании отработанных часов (дней).
Ведение табеля учета рабочего времени обеспечивает выполнение таких важных управленческих и учетных функций как:
- контроль своевременной и полной явки всех работников организации;
- контроль перерывов в рабочее время;
- контроль своевременного ухода с рабочего места;
- учета отработанных часов для начисления заработной платы;
- учет неотработанного времени с раскрытием причин отсутствия работника на рабочем месте.
Формирование табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени должен составляться по каждому участку (подразделению) предприятия. Например, отдельно могут вестись табеля:
- отдела бухгалтерии;
- склада;
- каждого производственного участка;
- каждого магазина в торговой организации;
- и т.д.
На каждом участке должно быть ответственное лицо за ведение табеля:
- главный бухгалтер;
- начальник склада;
- начальник участка;
- администратор магазина;
- и т.д.
В табеле учета рабочего времени ежедневно фиксируется выход работника на рабочее место. Так в одной строке указываются:
- фамилия, имя и отчество работника подразделения;
- должность работника;
- табельный номер, присвоенный работнику.
В ячейке, согласно дате выхода, проставляются отработанные часы работником. Данный показатель заносится в конце рабочей смены.
Так, табель учета рабочего времени заполняется в течение всего отчетного месяца каждый рабочий день. В итоговом столбце суммируются отработанные часы работником за первую половину месяца – для расчета аванса, и за полный месяц – для окончательного расчета заработной платы за отработанный период.
Отработанное время указывается с расшифровкой. Например, это могут быть ночные часы, работа в праздничные дни, сверхурочные часы.
В обязательном порядке, в табеле учета рабочего времени проставляются отметки о неявках на рабочее место, и указывается причина таких неявок. Неявки работника могут быть по уважительным и неуважительным причинам. Уважительными причинами являются такие виды неявок как:
- ежегодный оплачиваемый отпуск;
- отпуск без сохранения заработной платы.
Такие неявки должны быть подтверждены документально. В данном случае, подтверждающими документами являются заявление самого работника на отпуск с указанием периода такого отпуска и приказ руководителя о предоставлении, указанного в заявлении отпуска.
- неявка в связи с болезнью, беременностью, родами. Такие неявки подтверждаются больничными листами, где также указан период болезни.
- командировка. Такая неявка подтверждается приказом руководителя о направлении работника в командировку с указанием периода командировки.
- производственные простои не по вине самого работника. Такая неявка подтверждается приказом руководителя с указанием периода простоя.
- неявка в связи с выполнением поручений государственного значения. Такая неявка подтверждается приказом руководителя с указанием периода выполнения поручений.
Замечание 1
Пропуски рабочего времени без уважительной причины считаются прогулами. Документально прогулы подтверждаются докладными записками руководителю от руководителей подразделений.
spravochnick.ru
Порядок заполнения табеля учета рабочего времени, табелирование работников
Положения
Положение о табельном учете рабочего времени
Открыть в формате Word
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками предприятия.1.2. Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом директора назначаются ответственные лица из числа сотрудников этих подразделений.
1.3. В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет.
1.4. Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет:
1.4.1. ведет учет штатного состава сотрудников подразделения;
1.4.2. на основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;
1.4.3. осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
1.4.4. контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте: листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными, подписанных руководителем увольнительных и других;
1.4.5. готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и нерабочие праздничные дни.
1.5. В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным сотрудником, руководитель подразделения своим распоряжением на этот период назначает ответственного исполнителя и ставит в известность Департамент по управлению персоналом и режиму.
1.6. Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета, в обязательном порядке знакомятся с настоящим Положением под роспись.
2. Определения
2.1. Работники категории А – работники, которым по роду работы необходимо чаще одного раза в день выезжать за пределы предприятия.
Заполняем табель учёта рабочего времени правильно
Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров).
2.2. Работники категории Б – работники, которые имеют право покинуть территорию предприятия в течение рабочей смены, только предоставив оправдательные документы (увольнительную, повестку, подписанное руководителем заявление и т.д.).
Заявления работников на предоставление административного отпуска, увольнительные визируются руководителями департаментов, цехов, служб.
2.3. Журнал учета отсутствующих работников – документ, отражающий фамилию, имя, отчество работника, его должность, подразделение, принадлежность к ООО, дату, текущее (с ___ до ___) и общее (в часах) время, причину отсутствия на рабочем месте. Персональные сведения о работнике, а также дата и время отсутствия работника фиксируются сотрудниками службы охраны на проходной. Ежемесячно сведения из журнала проверяются работниками подразделений, ответственными за табельный учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание – в начале смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством. Правила ведения журнала учета отсутствующих работников разрабатываются Департаментом по управлению персоналом совместно со службой охраны и утверждаются директором предприятия.
3. Правила заполнения табеля
3.1. Табель учета рабочего времени ведется в электронном и бумажном вариантах.
3.2. Электронный вариант табеля вводится работниками, ответственными за табельный учет, в базу данных 1С с учетом следующих требований:
3.2.1. В табеле учета рабочего времени ввод данных производится с разбивкой по дням.
3.2.2. Все виды рабочего времени (общее отработанное время, отработанные ночные, сверхурочные часы) указываются в едином табеле для каждого подразделения.
3.2.3. Наименование подразделения в табеле учета рабочего времени указывается в графе «комментарий».
3.2.4. В графе «дата» табеля учета рабочего времени указывается последнее число отчетного месяца.
3.2.5. Табель, внесенный в электронную базу 1С, проводится непосредственно работником, вносившим данные.
3.3. Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют табель в формате Excel согласно Приложению 2 и распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на хранение.
3.4. Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение, (в нижнем левом углу), визу непосредственного руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и визу руководителя соответствующего Департамента, службы, цеха (ниже подписи работника, ответственного ведение табеля). Подпись ответственного работника и визы руководителей содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания, телефон и E-mail подписавшего.
3.5. К содержанию табеля предъявляются следующие требования:
3.5.1. Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с исполнением штатного расписания подразделения.
3.5.2. В случае, если фактическое место работы сотрудника находится в другом подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение табеля подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по представлению руководителя, в чьем непосредственном подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью (ниже подписи ответственного за ведение табеля с расшифровкой и датой) удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных. Например:
— местом работы контролера ОТК является Цех № 1. Табель на него составляется табельщиком ДКК по представлению мастера смены, в которой работает этот контролер. Мастер расписывается в табеле ниже подписи табельщика ДКК.
— фактическим местом работы уборщицы хозяйственного отдела является склад комплектации. Табель подается хозяйственным отделом по согласованию с заведующим складом комплектации.
3.5.3. В случае, если производится перевод (перемещение) сотрудника в другое подразделение в течение календарного месяца (позднее первого числа), на него оформляется отдельный табель за отработанное время, который подается одновременно с заявлением о переводе. В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».
3.5.4. В случае увольнения на сотрудника подается отдельный табель, одновременно с заявлением на увольнение (с докладной запиской – в случае увольнения по инициативе работодателя). В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно), а после дня увольнения проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается.
3.5.5. Работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 или 3 лет, в табель не вносятся.
3.5.6. Список работников составляется в алфавитном порядке (по первым буквам фамилии).
3.5.7. В правом верхнем углу табеля указывается месячная норма рабочего времени согласно производственному календарю.
3.5.8. Порядковая нумерация в графе 1 ведется по ставкам сотрудников, внесенных в табель (а не пофамильно). Если сотрудник в данном подразделении работает на разных ставках, на него выделяется столько порядковых номеров, сколько ставок он занимает.
3.5.9. В графе 2 арабскими цифрами (1, 2, 3) проставляется группа инвалидности работника. Для здоровых работников проставляется прочерк.
3.5.10. Фамилия, имя, отчество записываются в графе 3 полностью. При этом тщательно выверяется написание фамилии, имени и отчества в случае расхождения принятого называния сотрудника и его документов. В случае смены фамилии, имени, отчества, новые данные вносятся в табель только после издания отделом кадров соответствующего приказа по личному составу предприятия.
3.5.11. В графе 4 (должность) указывается должность сотрудника в строгом соответствии со штатным расписанием. В этой же графе указывается количество ставок (1, 0,5, 0,25 и т.д.).
3.5.12. В графе 6 указывается КТУ (коэффициент трудового участия), определяемый руководителем в соответствии с принятыми на предприятии правилами.
3.5.13. Явки (неявки) указываются в графах 7-22. В графах 7-22 выделяются 4 строки – по две на каждую половину месяца. Первая и третья строки применяются для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а вторая и четвертая — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, с точностью до десятых долей часа) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
3.5.14. В графах 23 и 24 указывается соответственно общее количество дней и часов, отработанных работником в первую и вторую половину месяца. Для этого в указанных графах выделяются две строки. В верхней строке указывается количество дней (графа 23) и часов (графа 24), отработанных работником с 1 по 15 число месяца включительно. В нижней строке указывается количество дней и часов, отработанных работником с 16 по последнее число месяца включительно.
3.5.15. В графе 25 проставляется общее количество дней (смен), отработанных работником в течение месяца. Количество дней, проставляемых в графе 25, должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 23.
3.5.16. В графе 26 указывается общее количество часов, отработанных работником в течение месяца. Количество часов в графе 26 должно равняться сумме значений верхней и нижней строк графы 24.
3.5.17. В графах 27 и 28 указываются соответственно отработанные работником сверхурочные часы, оплачиваемые по полуторной и по двойной ставкам. В случае, если работник не отработал без уважительной причины месячную норму рабочего времени, сверхурочные часы ему не проставляются.
3.5.18. В графе 29 указывается количество часов, отработанных работником в ночное время. В соответствии с ТК РФ ночным временем считается время, отработанное с 2200 до 600.
3.5.19. В графе 30 указывается количество часов, отработанных за месяц работником в выходные и нерабочие праздничные дни согласно приказам директора.
3.5.20. В графе 31 указывается количество ночных смен, отработанных работником в течение месяца.
3.5.21. В графах 32-40 указывается количество дней неявок на работу по их видам.
3.5.22. В графе 41 указывается общее количество дней неявок работника. Значение графы 41 должно равняться сумме значений граф 32-40.
3.5.23. Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.
3.5.24. В предпраздничные дни продолжительность рабочей смены для работников с полным рабочим днем сокращается на 1 час. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день (7 часов в смену или меньше), продолжительность смены в предпраздничный день не сокращается. Для работников, которым установлен сокращенный рабочий день продолжительностью больше семи часов, продолжительность рабочей смены в предпраздничный день сокращается до 7 часов.
3.5.25. При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу. Приказ об организации работы в сверхурочное время готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия и направляется в соответствующие подразделения не позднее, чем за один рабочий день до смены, указанной в приказе.
3.5.26. При необходимости организации работы в выходной или нерабочий праздничный день издается соответствующий приказ. Отработанное в нерабочий праздничный или выходной день время указывается в табеле в строгом соответствии с приказом. Приказ об организации работы в выходные (нерабочие праздничные) дни готовит отдел организации и оплаты труда по указанию директора предприятия.
3.5.27. Работа в выходной (нерабочий праздничный) день производится в соответствии с положением об оплате труда работников ООО «ХХХХХ» в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
3.5.28. При совпадении праздничного и выходного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
3.5.29. Привлечение работников к сверхурочной работе, а также к работе в выходной (нерабочий праздничный) день допускается только с письменного согласия работника в случаях, предусмотренных ТК РФ, и оформляется приказом. Работы, не оформленные надлежащим образом, в табеле не отражаются и оплате не подлежат.
3.5.30. Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
3.5.31. В случае выполнения работником трудовых функций на территории предприятия (вне зависимости от производственной площадки) в табеле проставляется на каждый отработанный день количество отработанных часов в соответствии с настоящим Положением.
3.5.32. В случае нахождения работника не на территории производственных площадок предприятия, или невыполнения им трудовых функций, в табеле проставляется буквенное обозначение использования времени в соответствии с Приложением 3.
3.5.33. В случае использования в один день нескольких видов времени (например, 6 часов работы и 2 часа простоя), табель ведется по одному работнику в две строки.
3.5.34. Отпуска (ежегодные и административные), больничные листы проставляются на все календарные дни, включая выходные (за исключением праздничных дней).
3.6. Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией предприятия на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу 1С работниками подразделений, ответственными за табельный учет.
3.7. Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С, должны соответствовать данным табелей, заполняемых согласно Приложению 2.
3.8. В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
4. Порядок формирования и представления табелей
4.1. Не реже одного раза в неделю работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему подразделению данные об использовании рабочего времени
4.2. При выходе работников в течение рабочей смены службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по производственной необходимости (нет увольнительной, и работник не относится к категории А), время отсутствия вычитается из баланса отработанного времени.
4.3. Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются службой охраны и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют работники, приходящие на работу позже или раньше уходящие по увольнительным, а также работники, относящиеся к категории А.
4.4. В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться время начала рабочей мены. При этом завизированное руководителем соответствующего подразделения (Департамента, службы, цеха) заявление работника направляется заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю, а копия – в службу охраны.
4.5. Данные о случаях опозданий, самовольных уходов с работы направляются службой охраны заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным. Заместитель начальника Департамента по управлению персоналом, режиму и внутреннему контролю составляет аналитические записки о нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца, следующего за отчетным, направляет их руководителям соответствующих департаментов, цехов, служб.
4.6. Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками подразделений, ответственными за табельный учет в электронную базу 1С до 1700 третьего числа месяца, следующего за отчетным.
4.7. Работники подразделений, ответственные за табельный учет, до 1700 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля согласно Приложению 2, распечатывают их и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами передают на хранение в бухгалтерию.
Как заполнять табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.
Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:
составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.
Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.
Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Кто ведет табель
Раньше во многих организациях была специальная должность — табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.
Как отражать в табеле использование рабочего времени
Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы — Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется «учет использования рабочего времени». Образец заполнения табеля приведен на стр. ….
Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником.
Бланки табеля учета рабочего времени: правила и санкции
Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.
Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.
В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим «Я» и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить «К». А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится «в», а в нижней — нули.
Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. … приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам («НН»).
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13
Как подводить итоги
В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок — в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).
Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска — 09, а неявки по невыясненным причинам — 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.
*Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени
Материал размещен на сайте HRM.RU
Топ 10: Системы учета рабочего времени
Система учета рабочего времени для среднего и крупного бизнеса. Автоматический мониторинг рабочего времени за компьютером, учет встреч и звонков. Делит программы и сайты, с которыми работает сотрудник, на продуктивные и непродуктивные.
Yaware Time Tracker
Сервис для эффективного мониторинга работы сотрудников. Контроль опозданий, уходов раньше положенного, отсутствия сотрудников на рабочих местах. Есть мобильное приложение для трекинга выездных сотрудников.
Тайм Доктор
Онлайн программа учета рабочего времени. Отслеживает работу персонала, но и предоставляет разбивку о том, сколько времени тратится на определённые проекты (или клиентов). Есть съёмка скриншотов для мониторинга работы сотрудников.
Программа собирает информацию о том, в каких программах работал сотрудник и сколько времени он провел на различных сайтах. Формируются отчеты, в которых руководитель может видеть эффективность работы подчиненных и подразделений как согласно графикам рабочего времени сотрудников, так и за весь период без учета графиков. Кейлоггер перехватывает все нажатия клавиш сотрудников на их рабочих компьютерах.
Решение для управления персоналом. Позволяет не только контролировать деятельность ваших сотрудников за компьютером, но и измерять их продуктивность. Учет рабочего времени, запущенных приложений и посещенных web-сайтов. Снимки экрана. Анализ набранного текста. Автоматические оповещения о нарушении трудовой дисциплины. Широкий спектр отчетов по отделу и по каждому сотруднику.
Система учёта рабочего времени для некомпьютерных компаний. Позволяет удобно вести учет рабочего времени при помощи биометрического терминала либо Android-планшета, который можно установить на входе.
Мой график
Сервис планирования графика работы персонала. Учет опозданий, отгулов, больничных, отпусков. Составление графика работы одним нажатием. Учет рабочего времени без оборудования. Ключевые показатели эффективности
Облачное приложение для учета рабочего времени. Состоит из нескольких приложений, которые можно самостоятельно (или в команде) использовать в онлайн-интерфейсе, на планшете или телефоне.
Большой Брат
Система учёта рабочего времени. Позволяет отмечать время пребывания на работе, время обеденного перерыва и простоев; контролирует интернет-трафик, строит отчеты по использованию рабочего времени.
Система учета рабочего времени и контроля доступа с использованием биометрии и аппаратных терминалов
Сервис для автоматического учета и контроля рабочего времени продавцов и сотрудников через распознавание лиц. Позволяет фиксировать приход и уход, контролирует присутствие сотрудников на рабочем месте, уведомляя руководство о проблемах дисциплины. Формирует табель рабочего времени с подробным отчетом о посещениях и отработанном времени.
ОфисМЕТРИКА
Программа учета рабочего времени сотрудников в офисе. Фиксирует начало и окончание рабочего дня, перерывы на обед, паузы, перекуры. Учитывает работу программ и посещения сайтов. Вся статистика, собранная программой, представлена в форме наглядных отчётов.
Особенности заполнения табеля учета рабочего времени
Motivate Clock
Бесплатная персональная программа для учета рабочего времени
Облачное решение для мониторинга работы сотрудников на ПК. Отслеживает широкий перечень активностей использование приложений, веб серфинг, переписку в Skype, email. Позволяет в реальном режиме времени наблюдать за рабочими столами компьютеров сотрудников
1. Понятие и содержание табеля учета рабочего времени
В каждой организации Российской Федерации обязательно ведется учет рабочего времени.
Порядок оформления табеля рабочего времени
В крупных организациях и на предприятиях создается специальное структурное подразделение (группа, бюро, сектор и др.) табельного учета. В небольших организация может быть введена отдельная должность – табельщик. В офисах, где использование такого работника для ведения учета рабочего времени нерационально, эту функцию поручают уполномоченному (назначенному приказом руководителя) должностному лицу. Часто учет рабочего времени становится обязанностью секретаря.
Рабочим называется время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени1.
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Ведение табеля учета рабочего времени организуется с учетом специфики работы организации.
Учет использования рабочего времени организуется в целях:
— обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявление опоздавших и неявившихся;
— контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;
— фиксирования своевременного ухода работников с работы по окончании рабочего дня;
— учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
— регистрации прогулов.
При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами:
1) Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям.
2) Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).
3) Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет2.
На основе данных по учету рабочего времени проводятся расчеты оплаты труда. Эти же сведения используются для составления форм статистической отчетности.
Учет рабочего времени ведется ежедневно, результаты фиксируются в унифицированной форме табеля, разработанной органами статистики. В настоящее время применяются формы утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.
Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несу административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.
Табель ведется в одном экземпляре. В конце месяца подсчитывается общее количество отработанных работником дней и часов. Табель подписывают руководители структурных подразделений (в небольших организациях – руководитель организации) и работник, отвечающий за ведение табеля. Подписанный документ передается в бухгалтерию для расчета заработной платы.
Табели учета рабочего времени согласно ст. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, хранятся один год.
Для учета рабочего времени используются унифицированные формы Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и Т-13 «Табель учета рабочего времени»3.
2. Заполнение табеля учета рабочего времени
Заполнение формы Т-12. Для заполнения формы табеля применяются установленные буквенные обозначения отработанного и неотработанного времени (см. приложение 1). Эти обозначения размещены на титульном листе формы Т-12, они применяются и при заполнении формы Т-13.
Важно соблюдать следующее правило заполнения табеля. Для каждой условной отметки (кроме отметки о нормальной продолжительности рабочего времени) необходимо наличие соответствующих документов. Отметки о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника (или работодателя), сокращенной продолжительности рабочего времени и др. вносятся в табель только на основании надлежащим образом оформленных документов. Такими документами могут быть, например, листок нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, приказ о командировании и пр.
Если работник не предоставляет соответствующих документов, в табеле отмечается буквенный код «НН» — отсутствие работника на рабочем месте по невыясненным причинам. В последующем при выяснении причин неявки в табель могут быть внесены исправления. Если же выясняется, что зафиксированный прогул (например, по докладной записке начальника структурного подразделения), то табель может служить документом – основанием для применения дисциплинарных воздействий или увольнения работника по соответствующей статье Трудового Кодекса Российской Федерации.
В форме табеля Т-12 для отражения ежедневных затрат рабочего времени на каждого работника отведено две графы – 4 и 6. Каждая графа разделена на две строки. В верхних строках проставляются условные обозначения видов затрат рабочего времени, в нижних – фактически отработанное количество часов и минут4.
При заполнении формы Т-12 в верхних строках граф 5 и 7 проставляется количество отработанных дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым работником за учетный период; в графе 5 – за первую половину месяца, в графе 7 – за вторую.
Любая организация вправе применять один из следующих методов ведения табеля:
— в табеле отмечают как явки, так и неявки на работу;
— в табеле отмечают лишь отклонения (неявки, опоздания, сверхурочные часы работы и др.).
При использовании второго способа в табеле в графах 5 и 7 в верхней строке проставляются только коды условных обозначений неявок на работу (отпуска, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных и общественных обязанностей и др.), а нижние строки этих граф остаются пустыми.
Если организация применяет один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет, то при составлении табеля по форме Т-12 в разделе 2 не заполняются графы 18 – 22. Если же установлены разные для различных категорий работников виды оплаты и корреспондирующие счета, то в табеле заполняются графы 18 – 34.
Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются5.
Если сотрудник находится в отпуске, нет необходимости отмечать выходные дни, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска».
Отстранение работника от работы учитывается в соответствующей графе табеля путем проставления времени отсутствия на работе, неявок на работу.
Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, необходимо проставлять в табеле факт его пребывания в командировке, т. к. такие дни будут оплачены ему в повышенном размере.
Заполнение формы Т-13. Форма Т-13 «Табель учета рабочего времени» в небольших организациях, как правило, не используется. Эта форма применяется для учета рабочего времени при наличии в организации автоматизированной обработки учетных данных (см. приложение 2).
Бланки табеля по форме Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер, т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.
В форме Т-13 ежедневные затраты рабочего времени отмечаются в графе 4. Она содержит четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее месяцу число граф (15 и 16).
Если организация применяет один (общий для всех работников) вид оплаты и корреспондирующий счет, в табеле формы Т-13 заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7 – 9 и графа 9, без заполнения граф 7 и 9.
Если организация начисляет заработную плату по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов, при записи учетных данных заполняются графы 7 – 9.
Если количество видов оплаты и корреспондирующих счетов превышает четыре, в форме Т-13 предусмотрен дополнительный блок с идентичными номерами граф для заполнения данных по видам оплаты.
Два раза в месяц (за первую и вторую половину месяца) проводится подсчет общего количества рабочего времени – отработанных дней и часов. Подсчет проводится суммированием цифр во второй строке граф 4 и 6 и внесением результата в графу 5. Данные за вторую половину месяца также получаются суммированием граф 4 и 6, но результат вносится в графу 7. В графах 8 – 13 проставляются данные учета рабочего времени в целом за месяц.
Табели учета рабочего времени хранятся один год в том подразделении (у того сотрудника), где ведется учет рабочего времени.
Библиографический список
1. Андреева, В. И. Пример заполнения табеля учета рабочего времени/ В. И. Андреева// Справочник кадровика. – 2006. — №2. – С.72 – 73.
2. Митрофанова, В. В. Табель учета рабочего времени/ В. В. Митрофанова// Справочник кадровика. – 2004. — №11. – С.63 – 67.
3. Санкина, Л. В. Табель учета рабочего времени/ Л. В. Санкина// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. — №8. – С. 36 – 39.
4. Трудовой кодекс Российской Федерации. – М.:Проспект,2008. – 208 с.
Приложение 1
Страницы: следующая →
12Смотреть все
Похожие страницы:
kvartal-sobitii.ru
особенности ведения и кто заполняет
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-35-33 доб. 738 . Это быстро и бесплатно!
Нормы трудового законодательства обязывают руководителей компаний вне зависимости от юридического статуса подсчитывать затрачиваемые сотрудниками часы на выполнение задач.
Госкомстатом предусмотрены бланки табелей учета рабочего времени на предприятиях (№Т-12, №Т-13) и правила ведения документации.
Специальные формы помогают фиксировать часы занятости специалистов, периоды отдыха и становятся основанием для определения объемов денежных вознаграждений кадрам.
Для чего необходим табель учета рабочего времени
Трудовой кодекс (ст. 91) предписывает руководителям подсчитывать часы работы каждого специалиста для начисления вознаграждений.
Выполнять это по единому образцу и нормам делопроизводства позволяет первичная документация для учета.
Унифицированная форма табелей утверждена законом (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.).
Документ позволяет фиксировать все виды занятости и периоды для восстановления сил.
Сведения вносятся на основании приказов, распоряжений и т. д. Отмечаются в бланке командировки, дни отсутствия по болезни, сверхурочные часы и т. д.
Учет ведется с момента устройства гражданина на предприятие.
Унифицированная форма позволяет бухгалтерии и кадровому отделу контролировать часы, отработанные либо неотработанные специалистами.
Бланк помогает отслеживать, как выполняется график занятости, т. к. указывается присутствие специалиста, опоздания.
Эти данные — основание для подсчета денежного вознаграждения сотруднику и подготовки статистических отчетов.
Бухгалтерам табель позволяет подтверждать правильность подсчетов объема заработной платы и компенсационных начислений для каждого специалиста.
Оплата труда в расчетный период определяется в соответствии с ежемесячно суммированным отработанным временем, надбавками за дополнительные часы и специальные условия на предприятии.
Кадровые служащие могут отслеживать посещаемость и обосновывать взыскания с сотрудника. Бланки контроля рабочего времени относятся к документации, которая может выдаваться при уходе из предприятия специалисту по его требованию (ст. 84.1 НК РФ).
Как учитывается рабочее время сотрудника
Понятие трудового времени отражено в ст. 91 ТК РФ. Это часы, в которые сотрудник выполняет работу по контракту и внутренним нормам предприятия.
Включаются и отрезки времени, которые по трудовому кодексу, нормативным правовым актам РФ относятся к рабочему.
Это перерывы на обогрев и передышку, которые положены сотрудникам, действующим на открытом воздухе в холодные периоды года либо работающих в помещениях без обогревателя.
К трудовому времени относится и отдых днем специалистов, занятых погрузочной и разгрузочной деятельностью (ст. 109 ТК РФ).
Не вычитаются из рабочих часов перерывы на кормление ребенка до 1,5 года у занятых женщин (ст. 258 ТК РФ).
При ведении табеля учитывают понятия неполных рабочих дней, смен, недель. Законодательством предписано сокращение трудового дня для ряда категорий (ст. 92 ТК РФ).
Неполное рабочее время может вводиться обоюдным соглашением работодателя и сотрудника (ст. 93 ТК РФ). Утверждено уменьшение на 1 час длительности предпраздничного трудового дня (ст. 95 ТК РФ).
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Табели контроля часов занятости формирует и заполняет уполномоченный специалист отдела кадров.
Нормы делопроизводства не указывают должность сотрудника, поэтому руководитель предприятия имеет право определить для выполнения данного функционала любого специалиста, владеющего навыками ведения документооборота.
Необходимо издать приказ, в котором указываются должность и фамилия назначенного лица. Можно зафиксировать обязанность вести контроль за рабочим временем кадров в трудовом контракте.
Без соблюдения юридических формальностей работодатель не имеет права настаивать на исполнении функционала по ведению табеля.
Для крупных корпораций ответственных за учет рабочих часов специалистов назначают в каждом отделе.
Работник фиксирует данные в бланке календарный месяц, затем отдает документ на визирование начальнику подразделения.
После проверки сведений руководитель отдела отдает бланк кадровику.
Специалист вносит на основании данных табеля исправления в рабочую документацию, визирует бланк и отдает в бухгалтерию.
В небольших компаниях соблюдения всех этапов не требуется.
Табельный лист заполняет сотрудник кадрового отдела, по завершении календарного периода передает бумагу бухгалтеру.
Особенности ведения табеля в бюджетных организациях
На предприятиях с бюджетным финансированием контроль за трудовым временем осуществляется с помощью формы № 0504421. В бланке встречаются специальные обозначения дней на учебные цели, заместительство в продленной группе и т. д.
Порядок ведения схож с оформлением табелей Т-12 и Т-13.
Документ формируется в 1 варианте, открывается ведомость за 2-3 дня до учетного периода.
Исправления в оформление типового бланка не вносятся.
Приняты также 2 формы регистрации сведений.
В 1 варианте фиксируются все явки-неявки, во 2 отмечают только нарушения в рабочем графике.
Есть специфика оформления таблицы табеля у бюджетных структур. В шапке документа, кроме названия предприятия, отдела (подразделения), дней ведения, указывается цифрой его вид.
Бланк без правок называют первичным и обозначают вверху таблицы как «0». Последующие исправления отражаются в нумерации документа.
Понятия отпуска включают при оформлении табеля для муниципальных служащих несколько категорий: учебный, по уходу за детьми, ежегодный оплачиваемый.
Каждый из поводов имеет свой код в табеле. Записи в бланке делаются на основании приказа.
В документе указывают код «ОТ» для ежегодного отпуска на восстановление сил, обозначение «ОД» — для дополнительного, «У» — для учебного и т. д.
Как правильно заполнить
Сведения заносятся в табель каждый день по итогам проверок, а также на основе приказов с обоснованием отсутствия.
Табель состоит из нескольких страниц: первая отводится под общую информацию. Это название организации строго по учредительной документации, номер документа, фактическая дата заполнения и период для отчетности.
По образцу заполнения табелей учета рабочего времени страницы 2 и 3 занимают таблицы для информации об отработанных часах на каждого штатного специалиста.
Данные берутся из личных карточек, обязательно указание табельной нумерации должностных лиц.
Страница 4 отводится под расчет заработной платы, которая выполняется бухгалтерами.
В бухгалтерию бланк предоставляют в начале 2 половины месяца — для определения аванса. Изменения в периоды отсутствия бланка у кадровика вносятся позже — по сведениям из корректирующего табеля.
При необходимости к документу прикладывают пояснение, обосновывающее исправления и последующий пересчет зарплаты, а также листы больничные, приказы на отпуск и т. д.
Закрывают бланк по окончании месяца. Стоит учесть, что, согласно ст. 136 ТК РФ, начисление зарплаты осуществляется заранее — с 25 числа. На эти даты и приходится подсчет итогов и передача документа в бухгалтерию.
Срок хранения табеля учета рабочего времени
Учетные данные сохраняются согласно порядкам делопроизводства в 2 вариантах: на электроном носителе и в рукописном (распечатанном) виде. Это требуется для контроля и предоставления по требованию сведений о кадрах.
Заполненные бланки отправляют в бухгалтерию либо архив (п. 586 Приказа Минкультуры №558), т. к. данные необходимы для начисления вознаграждений сотрудников.
Табели сохраняют до 5 лет.
Исключение составляют предприятия с тяжелыми и вредными условиями, на которых положены компенсирующие доплаты.
В таких случаях время сохранения документа достигает 75 лет.
Требование обусловлено тем, что из организаций с тяжелыми условиями труда работники могут выйти на пенсию раньше срока.
Для получения права требуется необходимое количество обработанных часов (без учета отпускных, больничных). Эти данные и отражаются в табеле.
Трудовой кодекс предоставляет сотрудникам право все время работы либо при уходе из предприятия получать копии бумаг, отражающих их деятельность. Требование относится и к табелю (ст. 62 ТК РФ).
Табель учета рабочего времени форма Т-13: образец заполнения
Бланки формы Т-13 оформляют письменно либо с помощью технических средств. Существует 2 формы ведения документа. В 1 варианте ежедневно отмечают явки, невыходы на работу и т. д.
Во 2 случае необходимо указывать лишь отклонения от типового графика. На предприятиях распространен первый способ оформления бланка.
Для заполнения данных форма имеет таблицу с отдельной строкой на каждого специалиста. Графы 2-3 занимают должность, ФИО специалиста и табельный номер.
В блоке 4 отмечают явки и дни отсутствия в компании. Под период (месяц, квартал) отводится отдельная графа, сверху ставят кодовое значение отрезка времени, ниже — число рабочих часов.
Специальными кодами обозначается следующая информация: был задействован день полностью либо нет, выходное это время либо праздничное, командировки, сверхурочная занятость и т. д.
К концу месяца подсчитывают число задействованных деловыми задачами дней и часов на 1 и 2 половины месяца.
На это выделяются графы 5-6. В графе 5 вверху указывают число дней, отработанных сотрудником за 1 и 2 половины месяца. А внизу колонки пишут количество часов.
Шестая графа отводится под число задействованного времени (часы, дни) за календарный период.
В графах 7-9 содержатся данные для подсчета вознаграждений специалистам. Каждый вид оплаты имеет кодовое значение: 2000 — рабочие и командировочные дни, 2012 — отпускные периоды, 2300 — часы, оплата которых осуществляется по листам временной нетрудоспособности в связи с болезнью работника и т. д.
Если на сотрудников компании распространяется первый тип оплаты, оформление следующих граф выполняется так: код вида оплаты заносится вверху блоков 7-9, оставшееся пространство остается незадействованным.
В 9 графу заносится число задействованных на работе дней (часов) каждым специалистом.
При использовании разных типов оплаты на предприятии данные вносятся во все графы: 7, 8, 9. Столбец 7 отводят под оплату труда, 8 — под счет для перевода средств по данной системе вознаграждения, 9 — под число часов и дней.
Следующие блоки табеля занимают причины невыходов сотрудников.
Вместе с кодом причины прописывают число дней либо часов отсутствия специалиста по указанным обстоятельствам.
zakonadmnin
Вконтакте
Google+
Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:Это быстро и бесплатно!
- +7 (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
- +7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)
Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:Это быстро и бесплатно!
- +7 (499) 703-35-33 доб. 738 (Москва)
- +7 (812) 309-06-71 доб. 391 (Санкт-Петербург)
zakonirabota.ru
Нормативные документы по ведению табеля учета рабочего времени
Отмечаются промежуточные результаты (графа 5 и 7 на второй странице формы Т-12), причем в верхней строке отмечают количество отработанных дней, а в нижней – количество отработанных часов сотрудником за учетный период. В табеле формы Т-12 затраты рабочего времени учитываются двумя методами: метод сплошной регистрации явок и неявок на работу или метод регистрации отклонений (опозданий, неявок, сверхурочных часов и т.д.). Если учет в табеле ведется в днях, то при отражении неявок по любым причинам в верхней строке графах проставляют только коды, нижние оставляют пустыми. Графы 8-17 табеля учета рабочего времени заполняются в конце месяца, когда подсчитывается общее число отработанных дней и часов. При подсчете отработанных дней исключаются все те, когда сотрудник отсутствовал (дни командировок, больничных, прогулы, выходные и т.д.).
Табель учета рабочего времени
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным): Т-13 для ноября По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале. В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений.
В нашем примере используются коды:
- 2000 — обычный рабочий день,
- 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
- 2012 — отпуск.
Альтернативное решение Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Заполнение табеля учета рабочего времени
Стоит отметить, что если сотрудник заболеет в процессе сдачи очередной сессии, то такой отпуск не продлевается на период больничного и код «Б» может быть проставлен только в дни после окончания учебного отпуска, в том случае, если сотрудник не успел выздороветь до окончания отпуска и предоставил больничный лист, подтверждающий его неявку после окончания сессии. По беременности и родам Такой благостный период для сотрудниц женского пола, конечно, не должен омрачаться волокитой с документами, поэтом отпуск по беременности и родам предоставляется на основании больничного листа, код в табеле — «Р». Такой же код используется в случае усыновления новорожденного малыша.
По уходу за ребенком А уж после этого оформляется приказ об отпуске по уходу за ребенком до наступления трехлетнего возраста. Такой отпуск отмечен кодом «ОЖ».
Учет рабочего времени
ВажноЭто может быть сплошная регистрация — ежедневные отметки Явка/неявка или же внесение исключительно отклонений от режима — опоздания, ночные смены, сверхурочные и т. д. Образец заполнения табеля учёта рабочего времени на примере формы Т-12 В первую очередь заполняется шапка и первые три графы. Эта информация, как правило, остается постоянной – название организации, структурное подразделение, ФИО сотрудников, табельные номера.
В графах с 4 по 7 на ежедневной основе проставляются отметки о явках, неявках, выходных днях и больничных. Для этого используются специальные обозначения каждой из причин. Так, больничный обозначается кодом Б, рабочий выходной — РВ, а ежегодный отпуск — ОТ.
С полным перечнем обозначений можно ознакомиться в самой унифицированной форме на первом листе.
Как правильно заполнить табель учета рабочего времени
Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12 можно посмотреть ЗДЕСЬ. Особенности ведения табеля в бюджетных организациях Форма № 0504421 также используется для контроля за соблюдением рабочего режима, но носит немного иное название «Учет использования рабочего времени» в котором и отражается специфика работы бюджетных организаций. В этом табеле можно встретить такие обозначения, как «выходные по учебе», «замещение в группе продленного дня», «учебный отпуск».
Порядок ведения такого табеля использования рабочего времени ничем не отличается от унифицированных форм учета Т-12 и Т-13:
- ведется в единственном экземпляре;
- открывается за 2-3 дня до начала расчетного периода;
- используется без изменений типовой формы.
Принято также два порядка регистрации — сплошной (отмечаются все явки-неявки) и с указанием отклонений.
Составление табеля учёта рабочего времени по формам т-12 и т-13
Учет рабочего времени — очень важная задача. Сотрудник не хочет лишиться своих кровно заработанных денег, а организация, в свою очередь, не стремится оплачивать прогулы. Избежать подобных недоразумений поможет своевременное и правильное ведение отчетной документации по учету рабочего времени. Для чего он нужен Табель учета рабочего времени — это установленный документ, который несет в себе информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников.
Иными словами, это таблица куда вносятся данные о явке или неявке каждого из сотрудников организации. На основании этого документа происходит начисление заработной платы и премий за сверхурочную работу или наложение штрафных санкций за опоздания, прогулы и другие отклонения от рабочего графика.
Ведение табеля учета рабочего времени работников
Со списком используемых в этом табеле использования рабочего времени (форма № 0504421) обозначений можно ознакомиться в таблице: Наименование показателя Код Выходные и нерабочие праздничные дни В Работа в ночное время Н Выполнение государственных обязанностей Г Очередные и дополнительные отпуска О Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам Б Отпуск по уходу за ребенком ОР Часы сверхурочной работы С Прогулы П Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН Неявки с разрешения администрации А Выходные по учебе ВУ Учебный дополнительный отпуск ОУ Замещение в 1 — 3 классах ЗН Замещение в группах продленного дня ЗП Замещение в 4 — 11 классах ЗС Работа в выходные и нерабочие праздничные дни РП Фактически отработанные часы Ф Служебные командировки К Как обозначается отпуск Слово отпуск в кадровом деле объединяет очень много понятий.
Порядок ведения табеля учета рабочего времени
ВниманиеВ обязательном порядке проставляется код явки или неявки. Под ним прописывают общее количество отработанных часов. Метод сплошной регистрации позволяет при суммированном учете выявить все сверхурочные работы.
Метод регистрации отклонений. При данном способе заполнения документа регистрируют только отклонения от установленного рабочего времени, если они зафиксированы. При этом отмечают неявки, опоздания, а также сверхурочные часы и др. Учет неявок всегда ведется в днях. В верхней строке графы указывают код условных обозначений, а нижние графы остаются пустыми.
Если длительность дня или смены не изменяется, можно фиксировать только отклонения от нормы времени (неявки, опоздания). При нормальной продолжительности работы достаточно фиксировать только неявки на работу.
Инструкция по ведению табеля учета рабочего времени
Возможно в такой ситуации коды «НН» и «Б» лучше сначала проставлять карандашом, чтобы не портить вид документа, существующего в единственном экземпляре. Если бланк ведется в электронном виде, то таких проблем не возникнет. Часть неявок принято считать в «днях», ведь сотрудник не может только половину дня находится в отпуске, или уйти на больничный на три часа.
В таком случае под буквенным обозначением оставляют пустую графу. Если же сотрудник опоздал на 30 минут, или отработал 4 часа сверхурочно, то время отклонения от рабочего режима указывают под буквенным обозначением. В графах 5 и 7 подводится промежуточный и конечный итог отработанных дней, а в графах с 8 по 17 приводится полный отчет по каждому работнику — сколько работал, сколько отдыхал, сколько пропустил и почему.
Из названия шапки над каждой графой становится понятно, какие именно данные суммировать.
В графе табеля учета рабочего времени «Отчетный период» указываем с первого числа текущего месяца по последнее число этого месяца. Заполняем вторую страницу табеля учета рабочего времени. В графе 1 указывается порядковый номер сотрудника. Графы 2 и 3 заполняются на основании сведений в личных карточках сотрудников (форма № Т-2).
Табель учета рабочего времени ведется в течении месяца. В последний день месяца в табеле подводят итоговое количество отработанных часов каждым сотрудником предприятия. Для отражения ежедневного количества отработанных часов каждого работника в табеле отведены графы 4 и 6 (разбиты на две строки: в верхней – отмечают код затрат рабочего времени из таблицы на первой странице табеля, в нижней – продолжительность времени по соответствующему коду (в минутах, часах)).
Нормативные документы по ведению табеля учета рабочего времени
Такой табель должен существовать в единственном экземпляре и находиться у того сотрудника, который был назначен ответственным за его оформление. Чаще всего эту работу поручают отделу кадров и бухгалтерии, иногда руководителю подразделения или старшему менеджеру. Назначение на должность «табельщика», а точнее вменение соответствующих обязанностей, должно быть отражено в трудовом договоре.
Варианты форм Учитывать сколько дней и часов отработал сотрудник можно различными методами, но Роскомстат подготовил специальные формы. Они простые и понятные в использовании, с их помощью можно наглядно отследить рабочую «посещаемость» и в последствии эффективно использовать полученные данные. Для бюджетных организаций была введена особая форма табеля учета рабочего времени № 0504421.
Для всех остальных организаций и предприятий утвердили формы Т-12 и Т-13.
При этом отметьте количество часов, которые были отработаны в выходные или праздники, если на них выпал период работы (13). В графе 14 укажите все неявки. В верхнюю строку напишите количество дней (14), в нижнюю – количество неотработанных часов (15). В графу 15 запишите код (16), а в графу 16 количество дней и часов неявки с указанием кода (17). После чего табель подписывают: ответственное лицо за заполнение табеля (18), руководитель подразделения (19) и сотрудник кадровой службы (20). Имеющиеся сведения о наименовании должности каждого из них, личная подпись и расшифровка являются обязательными реквизитами. Затем ответственное за ведение табеля лицо передает документ в бухгалтерию. На основании документа сотрудникам рассчитают и начислят зарплату. Обратите особое внимание, что включать сотрудника в табель или исключать из документа нужно на основании бумаг по учету кадров.
pbcns.ru
Правила ведения табеля учета рабочего времени
УТВЕРЖДЕНЫпостановлением администрации
Владимировского сельсовета
от 04 сентября 2015 г. № 75
ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ТАБЕЛЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Табель учета использования рабочего времени (далее — табель), оформляется в соответствии с требованиями приказа Министерства финансов РФ от 30 марта 2015 года № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».
Табель учета рабочего времени в администрации Владимировского сельсовета Туркменского района Ставропольского края применяется для учета использования рабочего времени.
Табель ведется ежемесячно. Для ведения табельного учета рабочего времени главой Владимировского сельсовета Туркменского района Ставропольского края назначаются исполнители.
Исполнители осуществляют следующие функции: контроль фактического времени пребывания работников администрации Владимировского сельсовета Туркменского района Ставропольского края (далее – работников) на работе и ведения табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени работников и своевременность представления табеля на расчет.
Исполнитель:
1. Ведет учет состава работников согласно штатному расписанию.
2. На основании документов (распоряжений по личному составу и общей деятельности) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, предоставлением отпусков и т.д.
3. Осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников с извещением руководителя о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших.
4. Контролирует своевременность предоставления и правильность оформления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте: листков временной нетрудоспособности, справку по уходу за больными, и другие.
5. Готовит списки работников для издания распоряжений о работе в выходные и нерабочие праздничные дни в случае возникновения производственной необходимости
ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ТАБЕЛЯУЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Табель учета рабочего времени ведется в бумажном варианте по унифицированной форме № 0504421, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 30 марта 2015 года № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению».
1. Указанная форма составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом и подписывается руководителем.
2. Работники в табель учета рабочего времени заносятся в соответствии с занимаемой должностью. Табель ведется ежедневно.
Строки в табеле учета рабочего времени могут добавляться или удаляться по мере необходимости. При переносе строк таблицы на новую страницу необходимо переносить и шапку табеля.
3. Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено две строки.
Верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (буквенных кодов) затрат рабочего времени (явка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.), а нижняя — для записи продолжительности отработанного времени ( в часах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени по каждому дню месяца.
Затраты рабочего времени учитываются в табеле методом сплошной регистрации явок (Ф) и неявок на работу. При отражении неявок на работу, учет которых ведется в календарных днях (ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность, отпуска учебные, аспирантские и т.д.), в табеле в верхней строке графы проставляются только буквенные коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми. В случае неявки работника на свое рабочее место по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств неявки работника, в табеле учет рабочего времени проставляется код НН, согласно принятым условным обозначениям. Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам (Б), отпуск по уходу за ребенком (ОР), отпуск без сохранения заработной платы (ДО) в табеле учета рабочего времени отражаются в календарных днях методом сплошной регистрации, т.е. включая выходные и нерабочие праздничные дни.
Для работников имеющих работу по внутреннему совместительству, при направлении их в служебную командировку по основному месту работы (по совместительству), в табеле учета рабочего времени по совместительству (по основному месту работы) проставляется код ВР без указания отработанных часов.
Продолжительность рабочего дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период основного (О) или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (О), в число календарных дней отпуска не включаются.
Временная нетрудоспособность в табеле отмечается на основании листка временной нетрудоспособности. Листок временной нетрудоспособности сдается в тот же рабочий день, когда работник появлся на рабочем месте. Также необходимо предоставить на отсутствующего работника корректирующий табель за прошедший месяц с отметками дней временной нетрудоспособности. Если документы, подтверждающие причину отсутствия работника на рабочем месте, отсутствуют, то в табеле отмечается неявка по невыясненным причинам. (НН).
На листе табеля отражается следующая информация: название организации, номер документа (допустимо внести нумерацию с 1 по 12 в соответствии с количеством календарных месяцев), дата составления, отчетный период, фамилия, имя, отчество, должность работника.
В строке «Вид табеля» указывается значение «первичный», при представлении табеля с внесенными в него изменениями, указывается значение «корректирующий», при этом при заполнении показателя «Номер корректировки» указывается:
— цифра «0» проставляется в случае представления лицом, ответственным за составление табеля, первичного табеля;
— цифры, начиная с «1», проставляются согласно порядковому номеру корректирующего табеля (корректировки) за соответствующий расчетный период.
Данные корректирующего табеля служат основание для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ТАБЕЛЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Работник, ответственный за ведения табеля, считает общее количество отработанных дней и часов (графа 37) на последний день отчетного периода, за который предоставляется табель. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни временной нетрудоспособности в общем, все те дни, когда работник отсутствовал на работе. Заполненный табель подписывается уполномоченными лицами. Заполненный табель учета рабочего времени, оформленный соответствующим образом в сроки, установленные данным постановлением, передается главному специалисту – главному бухгалтеру администрации Владимировского сельсовета Туркменского района Ставропольского края.
При заполнении табеля применяются следующие условные обозначения:
| Наименование показателя | Код | Наименование показателя | Код | |
| Выходные и нерабочие праздничные дни | В | Неявки с разрешения администрации | А | |
| Работа в ночное время | Н | Выходные по учебе | ВУ | |
| Выполнение государственных обязанностей | Г | |||
| Очередные и дополнительные отпуска | О | Учебный дополнительный отпуск | ОУ | |
| Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам | Б | Замещение в 1 — 3 классах | ЗН | |
| Замещение в группах продленного дня | ЗП | |||
| Отпуск по уходу за ребенком | ОР | Замещение в 4 — 11 классах | ЗС | |
| Часы сверхурочной работы | С | Работа в выходные и нерабочие праздничные дни | РП | |
| Прогулы | П | |||
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | Фактически отработанные часы | Ф | |
| Служебные командировки | К |
filling-form.ru
Инструкция по заполнению табеля учета рабочего времени
Инструкция по заполнениютабеля учета рабочего времени
В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердил унифицированную форму № Т-13 «Табель учета рабочего времени».
Табель учета рабочего времени (Форма № Т-13) применяется для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени и начисления заработной платы. В структурных подразделениях табель составляется 2 раза в месяц в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.
Распоряжением по университету от 08.10.2009 г. № 58 «О порядке представления табеля учета рабочего времени» руководители подразделений обязаны представлять в отдел кадров правильно заполненные на компьютере табели (желательно на листах А-3) до 15-го числа текущего месяца и на дату окончания текущего месяца соответственно.
Бланк табеля размещен на официальном сайте МГМСУ в разделе «Я сотрудник» — «Отдел кадров» — «Табельный учет рабочего времени» (файл – Шаблон табеля.XLS).
Табель ведется в алфавитном порядке.
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени в табеле (графа 4) отведены 4 строки (по две за каждую половину месяца). Верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При заполнении первой половины месяца в столбце верхней строки за первый день проставляется буквенное условное обозначение (код), в столбце под ним (второй строки) – количество часов и минут отработанного времени. Аналогично заполняются второй и остальные из 15 дней первой половины месяца. Точно также заполняется третья и четвертая строки за период работы во второй половине месяца. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени. В 5-й и 6-й графах суммируются отработанные дни и часы за первую, вторую половины месяца (5 графа) и месяц в целом (6 графа).
Графы 7, 9 заполняются при привлечении к работе в ночную смену, выходные и праздничные дни.
Ели сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени указываются праздничные дни, так как нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются.
Если сотрудник находится в отпуске, выходные дни не отмечаются, так как они входят в количество календарных дней отпуска.
Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, в табеле проставляются дни его командировки (так как эти дни будут оплачены ему в повышенном размере).
Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени (0,75; 0,5; 0,4; 0,25 ставки) или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска и т.д.).
Неявки на работу по различным причинам фиксируются в графах 10-13 с обязательным проставлением кодов условных обозначений и времени.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени приведены ниже:
Условные обозначения, используемые при заполнении табеля
КОД
Буквенный Цифровой
Продолжительность работы в дневное время Я 01
Продолжительность работы в ночное время Н 02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РВ 03
Продолжительность сверхурочной работы С 04
Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05
Служебная командировка К 06
Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением
среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся
без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения
заработной платы УД 13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением
новорожденного ребенка) Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ОЖ 15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый
работнику по разрешению работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях,
предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации ОЗ 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных
кодом «Т» с назначением пособия согласно законодательству Б 19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях,
предусмотренных законодательством Т 20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных
законодательством ЛЧ 21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с
восстановлением на прежней работе ПВ 22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных
обязанностей согласно законодательству Г 23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в
течение времени, установленного законодательством) ПР 24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по
инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством НС 25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни В 26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ОВ 27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) НВ 28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законодательством) ЗБ 29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30
Время простоя по вине работодателя РП 31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника НП 32
Время простоя по вине работника ВП 33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в
соответствии с законодательством НО 34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам,
предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы НБ 35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36
filling-form.ru
Порядок ведения табеля учета рабочего времени
Порядок ведения табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени — это не только форма первичной учетной документации, а и документ, необходимый для практической работы. Табель нужен для учета использования рабочего времени работников, а также для контроля за соблюдением установленного режима работы, расчетов с работниками по заработной плате и получения информации об отработанном времени
Табель учета рабочего времени (далее — Табель) — это поименный список работников отдела, службы или другого структурного подразделения либо учреждения в целом с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода.
Порядок ведения Табеля
Ведение Табеля обязательно, в том числе и для малых предприятий (см. письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10). Табель, как правило, ведется в электронном и бумажном виде. Ведение табеля только в электронном виде не допускается.
Форма Табеля (типовая форма № П-5) утверждена Приказом № 489. Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. Рекомендательный характер заключается в том, что при необходимости она может быть дополнена прочими показателями, которые нужны для учета рабочего времени на предприятии. Вместе с тем следует помнить, что в Табеле должны отражаться все позиции, которые применяются на предприятии для работников.
При необходимости можно применять и другую форму Табеля, но при этом обязательно наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени, явкам и неявкам работников, которые определены формами государственных статистических наблюдений по труду (см. письмо Государственной службы статистики от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9).
Табель открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.
При небольшом количестве работников Табель, как правило, ведут специалисты бухгалтерии и составляют его в одном экземпляре за два-три дня до расчетного периода на основании Табеля за прошлый месяц.
На крупных предприятиях Табель ведут кадровики или даже вводится такая должность как табельщик (когда много цехов, структурных подразделений, различные условия рабочего времени и т.п.). Также данные функции могут возлагаться на руководителей подразделений или их подчиненных. Заполненный Табель подписывает ответственное лицо (бухгалтер, кадровик или табельщик) либо руководитель структурного подразделения. На некоторых предприятиях устанавливается правило визирования составленного Табеля у начальника производства или главного инженера. Но порядок его составления и утверждения предприятие определяет самостоятельно согласно своим локальным нормативным документам. Поэтому целесообразно на предприятии разработать отдельное Положение о ведении табельного учета, поскольку на законодательном уровне не утверждены соответствующие положения либо разъяснения.
Каждому работнику присваивается табельный номер, который затем указывается во всех документах по учету труда и его оплаты. Вносить в Табель заново принятых работников и вычеркивать из него уволенных нужно только на основании распорядительных документов, в частности, приказов, распоряжений руководителя.
Табель ведется на всех работников, в том числе принятых временно или на сезонную работу, а также учащихся, принятых на период производственной практики с оплатой труда. Не следует забывать, что физические лица, работающие на основании гражданско-правовых договоров, ни в коем случае не табелируются.
Обратите внимание!
Совместителям присваивают отдельный табельный номер, в отличие от работников, которые работают в порядке совмещения, — данным работникам отдельный табельный номер не предоставляется.
На предприятия, где работникам заработная плата начисляется с помощью программы «1С», табельные номера не присваивают, ведь программа автоматизировано начисляет заработную плату не по табельному номеру, а по идентификационным кодам работников.
Заполнение Табеля
Типовая форма № П-5 состоит из двух частей. В первой части — приведены условные обозначения элементов рабочего времени с определенными буквенными и цифровыми кодами (см. таблицу). Во второй — каждому работнику отводится отдельная строка, разделенная на две части:
- в верхнюю часть ежедневно вносят сведения об отработанных часах или неявках на работу;
- в нижней части условными обозначениями (кодами) отмечают характеристики отработанных часов (сверхурочные, ночные, часы работы в выходные и праздничные дни и т.п.) и причины неявок на работу — виды отпусков, временная нетрудоспособность, прогулы, простои, забастовки, перевод на неполный рабочий день и прочее.
Таблица
Условные обозначения элементов рабочего времени, используемые в Табеле
Условные обозначения | Код | |
буквенный | цифровой | |
Часы работы, предусмотренные колдоговором | Р | 01 |
Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством | РС | 02 |
Вечерние часы работы | ВЧ | 03 |
Ночные часы работы | РН | 04 |
Сверхурочные часы работы | НУ | 05 |
Часы работы в выходные и праздничные дни | РВ | 06 |
Командировка | ВД | 07 |
Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках) | В | 08 |
Ежегодный дополнительный отпуск (ст.ст. 7, 8 Закона об отпусках) | Д | 09 |
Дополнительный отпуск, предусмотренный ст.ст. 20, 21, 30 Закона № 796 | Ч | 10 |
Творческий отпуск (ст.16 Закона об отпусках) | ТВ | 11 |
Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст.ст. 13, 14, 15, 151Закона об отпусках) | Н | 12 |
Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках) | НБ | 13 |
Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках) | ДБ | 14 |
Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках) | ДО | 15 |
Отпуск по беременности и родам (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках) | ВП | 16 |
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (ст. 25 п. 3 Закона об отпусках) | ДД | 17 |
Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках) | НА | 18 |
Прочие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ) | БЗ | 19 |
Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю) | НД | 20 |
Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования | НП | 21 |
Прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и т.д.) | ІН | 22 |
Простой | П | 23 |
Прогулы | ПР | 24 |
Массовые невыходы на работу (забастовки) | С | 25 |
Оплачиваемая временная нетрудоспособность | ТН | 26 |
Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и пр., подтвержденная справками лечебных учреждений) | НН | 27 |
Неявки по невыясненным причинам | НЗ | 28 |
Прочие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями | ІВ | 29 |
Прочие причины неявок | І | 30 |
Формулировка некоторых позиций некорректна, в частности:
- отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках) — «НБ», «13»;
- дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках) — «ДБ», «14».
Ведь согласно ст. 25 Закона об отпусках, все эти виды относятся к отпуску, который предоставляется в обязательном порядке.
Также не учтены другие нормы ст. 25 Закона об отпусках, в частности, непонятно, какими отметками обозначить отпуск матери по уходу за ребенком до 14 лет на период объявления карантина на соответствующей территории, или отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый инвалидам или пенсионерам. По мнению автора, пока нет официальных разъяснений, данные отпуска без сохранения заработной платы следует обозначать «БЗ».
Для того чтобы избежать ошибок и неувязок на предприятии, следует разработать Положение о табельном учете, в котором урегулировать вопросы, связанные с процедурой подачи сведений для составления Табеля, присвоением табельных номеров, условными обозначениями и т.д.
Основанием для внесения в Табель того или иного кода причин неявок на работу являются: приказы работодателя о направлении в командировку, об отпуске, листки нетрудоспособности, медицинские справки и т.д.
По окончании месяца по Табелю подсчитывают общее количество сверхурочных и ночных часов, выходных и праздничных дней. Определяют общее количество дней и часов неявок на работу, которые расшифровывают по причинам.
Оформленный должным образом Табель и заверенный подписями лиц, ответственных за его заполнения, в установленный срок передают в отдел кадров. После проверки правильности заполнения (соответствие приказам, распоряжениям и т.д.) работник отдела кадров также подписывает Табель и передает его в бухгалтерию для начисления заработной платы.
Совет кадровикам, которые ведут Табель: оставляйте в своем отделе копии со всеми подписями, а оригиналы предоставляйте в бухгалтерию под расписку на копии.
Отдельные случаи табелирования
По периодам ежегодных отпусков и дополнительных социальных отпусков для работников, имеющих детей (ст.19 Закона об отпусках), отмечают все дни как отпуск. Это касается и выходных дней, приходящихся на данный период, поскольку отпуск считается в календарных, а не рабочих днях.
Если неизвестны причины, в связи с которыми отсутствует работник, графа табеля «Отметки о явках и неявках по числам месяца» остается незаполненной, пока работник выйдет на работу и предоставит подтверждающие документы.
Если до сдачи Табеля в бухгалтерию работник не явился, в строке проставляется код «НЗ» — неявка по невыясненным причинам. После предъявления нужного документа (листка нетрудоспособности и т.п.) проставляется соответствующий код, например, ТН (оплачиваемая временная нетрудоспособность) или НН (неоплачиваемая временная нетрудоспособность). В данном случае в конце месяца Табель нужно переоформить.
В случае увольнения работника в середине месяца — в Табеле отмечают дни работы до дня увольнения, после чего до конца месяца проставляется условная отметка «Х». В случае увольнения работника либо перевода в другой отдел его бывший табельный номер нельзя присваивать другому работнику в течение трех лет.
Особенности заполнения Табеля для некоторых категорий работников
Женщина в период пребывания в отпуске по уходу за ребенком может работать на условиях неполного рабочего дня. В данном случае в Табеле проставляют код «ВП» — отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста и прочерки по отработанным часам. Кроме того, вводят две дополнительные строки: в одной проставляют буквенный код «РС» — часы работы работников, которым установлена полная занятость, во втором — продолжительность работы. Таким образом, сохранятся данные по статистической отчетности и учтенные часы для начисления заработной платы (см. приложение 1).
Если работник, который работал по режиму полной рабочей недели, переведен по инициативе работодателя на неполную рабочую неделю (скажем, по три рабочих дня в неделю), в Табеле ему проставляют выходные с пометкой «ВХ» (четыре дня в неделю).
Касательно учета времени командировки Госстат в своем письме от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9 разъяснил, что рабочие дни пребывания работника в служебных командировках могут определяться следующим образом: в первой строке указывается количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например, «8», а во второй строке — условные обозначения нахождения в командировке «ВД». Обозначение в Табеле выходных (праздничных) дней, приходящихся на период служебной командировки, осуществляется в соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59, Положением о командировках, утвержденном на предприятии в соответствии с действующим законодательством. При этом в составе общего количества отработанных за месяц дней/часов в графе «Отработано за месяц» отображаются только рабочие дни/часы, приходящиеся на период командировки.
В случае вызова работника в суд на основании справки-вызова в суд в Табеле следует сделать отметку «I» — другие причины неявок, поскольку после принятия нового Уголовно-процессуального кодекса Украины, даже в случае вызова работника в суд по уголовному делу, за работником не сохраняется средний заработок за данный период.
В случае направления на курсы повышения квалификации либо краткосрочные семинары, тренинги, на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия в Табеле следует сделать отметку «ІН» — другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (см. письмо Минтруда от 22.06.2010 г. № 6551/0/14-10/13).
При введении суммированного учета рабочего времени разрабатываются графики работы, по которым продолжительность работы в течение недели не может превышать установленную законодательством норму (40 часов в неделю). Продолжительность работы в течение установленного учетного периода должна соответствовать продолжительности работы за этот же период у работников с 5-дневной рабочей неделей.
В Табеле отражают работу в течение календарного дня, а не в течение смены. Поэтому если у работника 12-часовая смена начинается в 20:00, а заканчивается в 8:00 на следующий день, в Табеле проставляется в день начала смены 4 часа (с 20:00 до 24:00), в день окончания — 8 часов (с 0:00 до 8:00).
Пример учета рабочего времени работников подразделения, в котором введен суммированный учет рабочего времени с продолжительностью смены 12 часов, началом работы первой смены в 8:00, второй — в 20:00, приведен в приложении 2.
Табель у водителей транспортных средств заполняется в соответствии с режимом их работы, который определяется Положением о рабочем времени и времени отдыха водителей колесных транспортных средств, утвержденным приказом Минтранспорта и связи Украины от 07.06.2010 г. № 340. Данным приказом установлено, что в случае суммированного учета рабочего времени водителя нормальная продолжительность рабочего дня (смены) не может превышать 10 часов. Если нормальная продолжительность рабочего дня охватывает длительные простои, ожидания в транспортных средствах или на рабочем месте, или если водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха, продолжительность рабочего дня (смены) может быть увеличена до 12 часов при условии, что время управления в течение дня (смены) не превышает 9 часов.
Рабочее время водителей, работающих ежедневно в определенные часы, установленные правилами внутреннего трудового распорядка либо графиками сменности, учитывается ежедневно. Рабочее время водителей с ненормированным рабочим днем учитывается в единицах — рабочих днях (в праздничные дни — в часах).
В Табеле учета рабочего времени работников, работающих с ненормированным рабочим днем, отмечается «8» или «Р». То есть указывается не фактически отработанное количество часов, а нормативное. Поскольку ненормированный рабочий день — это особый режим рабочего времени, который устанавливается для определенной категории работников в случае невозможности нормирования времени трудового процесса, перечень должностей устанавливаются коллективным договором. В качестве компенсации за выполненный объем работ, степень напряженности таким работникам предоставляется дополнительный отпуск до 7 календарных дней согласно условиям коллективного договора. Данная категория работников выполняет работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени, но работа не считается сверхурочной (см. приказ Минтруда «Об утверждении Рекомендаций относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда» от 10.10.1997 г. № 7).
В случае если работник согласно приказу привлекается к сверхурочным работам, в такие дни возле данных работника проставляются часы работы, которые работник работал сверхурочно «НУ». Сверхурочные работы оплачиваются согласно ст. 106 КЗоТ.
При переносе рабочих дней на основании приказа о переносе в Табеле перенесенный рабочий день должен отмечаться как выходной «ВХ», а день, на который перенесено работу — рабочий (проставляются часы (дни) работы) (см. письмо Минтруда от 07.04.2011 г. № 77/13/133-11).
Поскольку продолжительность работы работников накануне праздничных и нерабочих дней сокращается на один час, в частности, при пятидневной рабочей неделе, в Табеле отражается количество фактически отработанных часов.
Напомним!
Отпуска табелируются отметками:
Если на период отпуска приходятся праздничные дни, в Табеле отмечаются все дни отпуска пометкой «В», а праздничный день — пометкой «СВ».
Напомним!
В соответствии со ст. 72 КЗоТ, на основании приказа работу в выходной день работнику можно компенсировать или оплатой в двойном размере, или другим днем отдыха. Тот день, когда работник вышел на работу в свой выходной день в Табеле проставляется отметка «Р» или количество часов. В случае если компенсация предоставляется в форме отгула, проставляется отметка прочего неотработанного времени, предусмотренного законодательством «ІН», «22».
В случае когда работник не работал, но ему сохраняется средний заработок, например, период прохождения обязательных медицинских осмотров, дни сдачи крови донором, выполнение общественных или государственных обязанностей (ст. 119 КЗоТ) и т.д., в Табеле проставляется отметка «ІН» — прочее неотработанное время.
Исправление ошибок
В общем исправления, подчистки в Табеле не допускаются. Зато такая необходимость может возникнуть после заполнения Табеля и передачи его в бухгалтерию. Например, когда работник с опозданием сообщил об открытии больничного или работник, находясь в отпуске, заболел и больничный принес уже после окончания отпуска. Правила внесения исправлений в Табель нормативно не определены, поэтому целесообразно в утвержденном на предприятии Положении о табельном учете прописать и порядок внесения изменений. На практике изменения в Табель вносят только после того, как работник предоставил подтверждающие документы табельщику, а не просто устно об этом сообщил. На основании предоставленных документов кадровик проводит корректировки Табеля. Во избежание ошибок рекомендуется также вести журнал учета приходов работников на работу в произвольной форме, чтобы на его основании заполнять Табель.
Тамила РАДЧЕНКО,
эксперт по трудовому праву
Список использованных нормативно-правовых актов:
КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины.
Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР.
Закон № 796 — Закон Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.1991 г. № 796-XII.
Приказ № 489 — приказ Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.
www.interbuh.com.ua